Lån af lokaler til studerende og studenterforeninger

Aalborg Universitet vil gerne fremme det gode studiemiljø for universitetets studerende ved bl.a. at understøtte studerende og studenterforeningers muligheder for at lave gode faglige og sociale aktiviteter og arrangementer for medstuderende på universitetets campusser.

Aalborg Universitet vil derfor gerne i et vist omfang give studerende, herunder studenterforeninger ved AAU, mulighed for at låne lokaler, således at der bliver et levende og godt studiemiljø.

Rektor har uddelegeret vurderingen af udlån af lokaler til Campus Service. Dvs. ALLE fredagsbarer skal bookes gennem Booking Supports bookingblanketter.

Regler for bookingblanketter

Alle arrangementer, der strækker sig ud over kl. 15.30 på hverdage eller afholdes i weekender, skal altid bookes via Booking Supports bookingblanketter.

Et arrangement uden godkendt bookingblanket betragtes som uanmeldt og kan i værste fald blive lukket.

Aftale om lån af lokale skal være godkendt af både låner og Bookingansvarlig senest 7 dage før arrangementet. Forespørgslen skal være Bookingansvarlig i hænde senest 2 uger før arrangementet, medmindre andet aftales.
- Der gælder særlige regler for overnatning, fredagsbarer og større arrangementer.

Særligt for Rendsburggade 14

Lokalerne på Rendsburggade 14, kan i udgangspunktet ikke bookes før kl. 18.30 af hensyn til undervisning. Skal du bruge et lokale tidligere, hjælper Bookingsupport gerne med at finde et alternativ på Campus Øst, hvor lokalerne i udgangspunktet kan bookes fra kl. 16.30. 

Lån af lokaler til studierelevante og faglige formål

Studerende kan til enhver tid henvende sig til deres studiesekretærer med henblik på lån af lokaler til studierelevante og faglige formål, f.eks. gruppearbejde og eksamensforberedelser. 

OBS: Særligt for lån af lokaler i Studenterhuset - ved forespørgsel på lån af lokaler i Studenterhuset, skal AAU-kortnummer altid medsendes.

Lån af lokaler til fester og sociale formål (studenterforeninger)

En forudsætning for at kunne låne lokaler og afholde aktiviteter på universitetet som studenterforening eller organisation er, at man lader sig registrere.

Registrer en studenterforening 

Når foreningen er registreret, udfyldes bookingblanketten.

Studerende må forvente, at der sker en prioritering af lokaler ift. undervisnings- og forskningsaktiviteter, universitetets egne arrangementer og eksterne samarbejde m.v. Det er således ikke givet, at man kan få rådighed over det ønskede lokale på det ønskede tidspunkt.

Reglement for studenterdrevne fredagsbarer

Aalborg Universitet har udarbejdet et reglement, som er gældende for samarbejdet mellem universitetet og de studerende, herunder studenterforeninger ved AAU. Reglementet beskriver retningslinjer og kriterier for samarbejdet, herunder inddragelse af universitetet ved bl.a. karrierefremmende aktiviteter. Universitetet forventer, at studerende har læst reglementet og handler i overensstemmelse hermed.

Læs reglement for studenterdrevne fredagsbarer i City og Øst 

Regler for lån af lokaler

Brugen af universitets lokaler forudsætter, at man overholder reglerne for udlån af lokaler. Dette betyder at:

• Aktiviteten skal til enhver tid være forenelig med danske demokratiske værdier.
• Aktiviteten skal være forenelig med hensynet til universitetets omdømme.
• Aktiviteten skal kunne gennemføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt.
• Lokaler må kun anvendes til det formål, de er stillet til rådighed for.
• Aktiviteter og arrangementer skal gennemføres i overensstemmelse med universitetets anvisninger, brand- og beredskabsplan m.v.
• Alle arrangementer skal være afsluttet senest kl. 01.00. Tidspunkt for aflevering aftales med Bookingansvarlig.
• Arrangementet er først endeligt godkendt, når lejeren har bekræftet bookingblanketten.

Når Aalborg Universitet stiller lokaler og andre faciliteter til rådighed, sker det i forventning om, at disse vil blive anvendt og forvaltet på en ansvarsfuld, etisk forsvarlig og lovformel vis. Derfor må lokaler kun anvendes til de formål, som de er blevet stillet til rådighed til.

Universitetets vurderingskriterier

Ved vurdering af, om et arrangement kan tillades med universitetets støtte eller ved brug af lokaler og ressourcer, indgår følgende kriterier:

• Fremmer aktiviteten uddannelse, forskning eller innovation?
• Fremmer aktiviteten de studerendes kontakt til erhvervslivet og mulighed for job under eller efter studiet?
• Fremmer aktiviteten studiemiljøet?
• Er aktiviteten forenelig med danske demokratiske værdier?
• Er aktiviteten forenelig med hensynet til universitetets omdømme?
• Kan aktiviteten gennemføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt?

Booking Support forbeholder sig til enhver tid retten til at afvise et arrangement, så frem vi vurderer, at reglerne for udlån af lokaler ikke overholdes.

Kontakt

Har du spørgsmål til bookinger, kan du kontakte

• Aalborg: bookingsupport@adm.aau.dk
• Esbjerg: booking@esbjerg.aau.dk
• København: CID@cph.aau.dk