Facility Support services

hvad hjælper facility support med?

• +

  Adgangskort

  aaucard

  Læs mere om AAUcard her

  Medarbejderkort

  Ved nyansættelser beder vi det pågældende institut/afdeling om at sende en mail til det relevante Facility Support Team indeholdende følgende oplysninger for at minimere ventetid for den nyansatte:

  • Navn
  • Medarbejdernummer
  • Ønske om nyt medarbejderkort
  • Ønske om midlertidigt dagskort
  • Hvilken nøgle der evt. skal udleveres

  Specialadgang

  • Facility Support kan hjælpe med at tildele specifikke adgange til bygninger og rum
  • Institutter/afdelinger bedes lave en oversigt i samarbejde med relevant teamleder i Facility Support over deres specialadgange, både mht. diverse studieretninger samt de ansatte

  Billeder til adgangskort

  • Facility Support tager billeder til ansattes adgangskort
  • Studerende uploader billeder via UniStart

  Dagskort

  Et dagskort virker som udgangspunkt  i 24 timer.

  • Kortet erhverves igennem det institut/afdeling, som har bestilt arbejdet og bliver udstedt hos det lokale Facility Support team.
  • Kortet er på forhånd tildelt en kode, som oplyses ved overdragelse. Et dagskort har ikke påtrykt billede og kan derfor ikke bruges som ID-kort, men blot som adgangskort.

  Leverandørkort

  Et leverandørkort gives til personer, som er tilknyttet universitet i en længere tidsperiode, f.eks. leverandører, håndværkere, konsulenter eller lignende.  Kortet er personligt og oprettes med billede, eksternt ID-nummer og kortholders fødselsdato.

  • Levarandørkort udfærdiges af CAS når blanket er udfyldt. Blanket rekvireres hos CAS.
  • Billede til adgangskortet tages på FS kontor

  Gæstekort

  Et gæstekort gives til f.eks. til gæsteforskere eller andre, der ikke ar aflønnet af AAU.

  Gæsteforsker/Ph.d. el. lign skal efter oprettelse i ScanPas (via sekretær/HR medarbejder) henvende sig til Facility Support for bestilling af adgangskort med billede.

• +

  Affaldshåndtering

  affald

  pap

  • De steder, hvor der er papcontainere på gangene, tømmes de af Facility Support
  • Det er ansattes og studerendes eget ansvar at lægge affald (pap eller andet) i de dertil opstillede containere - affald må IKKE sættes på gangene og heller ikke i kopirum.
  • Alle opfordres til at folde papkasser sammen

  Papir

  Skraldespande til papir i kopirum tømmes af rengøringspersonalet

  Dagrenovation i fælleskantiner

  Skraldespande i de store fælleskantiner tømmes hver fredag eftermiddag (efter behov) af Facility Support

  Makulering

  • Brugeren kontakter Facility Support senest torsdag klokken 10, når makuleringscontainere skal tømmes
  • Det er ansattes og studerendes eget ansvar at lægge makuleringsaffald i de dertil opstillede makuleringscontainere.
  • Facility Support aftaler tømning af containere med makuleringsfirmaet
  • Ekstra makuleringscontainere til udlån kan bestilles hos Facility Support

   

• +

  Av-udstyr

  av-udstyr

   

  projektorer

  Facility Support skifter lamper i projektorer, hvor det er muligt. Ellers kontaktes ITS.

  Funktionalitet

  Facility Support kontrollerer funktionaliteten af AV-udstyr.

• +

  Depotrum

  tømning af depotum

  Facility Support er behjælpelig med at fremskaffe affaldscontainere, samt eventuelle aftaler for bortskaffelse

  Flytning til og fra depotrum

  • Facility Support kan efter aftale med Teamleder hjælpe i begrænset omfang, afhængig af adgangsforhold, flytningens størrelse samt hjælpemidler til rådighed .
  • Facility Support har IKKE ansvar for oprydning i depotrum og er ikke ansvarlig for, om der er plads i pågældende depotrum.
  • Hvis Facility Support hjælper med at flytte ting i depotrum, SKAL rekvirenten acceptere, hvis Facility Support  påpeger, at der ikke er plads nok i rummet.
• +

  Fejl og mangler

  indrapportering af fejl og mangler

  Fejl og mangler vedrørende bygninger, lokaler og rengøring indtastes i Building Support systemet, som er tilgængeligt for alle.

  Link til indtastning i Building SupportSom udgangspunkt indtaster brugerne fejl og mangler i Building Support via link eller APP. I særlige tilfælde kan Facility Support hjælpe med at indtaste i BS.

   

• +

  Flytteopgaver

  generelt om flytninger

  Ved alle flytteopgaver forventes det, at alt er nedpakket og frakoblet.
  Der er IKKE en opgave for Facility Support at afmontere eller genopsætte IT-/ og andet udstyr.

  Vær opmærksom på, at gældende regler for løft, træk og skub skal overholdes - også i forbindelse med flytninger og opstilling af inventar.

  Alle flytteopgaver skal varsles minimum 5 arbejdsdage i forvejen.

  Flyttekasser

  Facility Support udlåner flyttekasser ved interne flytninger (max. 5 stk. pr. kontorarbejdsplads)

   

  flytteopgaver

  Mellem bygninger (i umiddelbar nærhed af hinanden)

  Afhængig af adgangsforhold/vejrforhold:

  • 1 skrivebord
  • Max. 5 flyttekasser á 15 kg
  • Reoler kan flyttes med de hjælpemidler, Facility Support har til rådighed.
  • Ingen flytning af større emner mellem etager, hvis der ikke er elevator til rådighed, eller hvis størrelsen af emnet umuliggør anvendelsen af elevator.
  • Brugeren har selv ansvar for at pakke i flyttekasser samt at vægtgrænsen for flyttekasser oveholdes

  Internt i bygninger

  • Max. 3 kontorarbejdspladser efter aftale med teamleder for Facility Support
  • Ingen flytning af større emner mellem etager, hvis der ikke er elevator til rådighed, eller hvis størrelsen af emnet umuliggør anvendelsen af elevator.
  • Brugeren har selv ansvar for at pakke i flyttekasser samt at vægtgrænsen for flyttekasser oveholdes

  Flytning til og fra depotrum

  • Facility Support kan efter aftale med teamleder hjælpe i begrænset omfang, afhængig af adgangsforhold, flytningens størrelse samt hjælpemidler til rådighed .
  • Facility Support har IKKE ansvar for oprydning i depotrum og er ikke ansvarlig for, om der er plads i pågældende depotrum.
  • Hvis Facility Support hjælper med at flytte ting i depotrum, SKAL rekvirenten acceptere, hvis Facility Support  påpeger, at der ikke er plads nok i rummet.

  øvrige flytninger

  Ved flytteopgaver udover ovenstående, er det en brugerbetalt opgave, og det er pågældende rekvirents ansvar at kontakte flyttefirma jf. AAU's indkøbsaftaler.

  Rekvirenten har selv ansvar for, at de pågældende lokaler er ryddet og klar til rengøring efter flytningen.

  Større om- og nybygninger samt renoveringer

  Ved større om- og nybygninger samt ved renoveringer er det afdeling for Byggeri & Drifts opgave at udpege en ansvarlig for kontakten med flyttefirmaet. BygAalborg kan kontaktes via følgende mail: bygaalborg@adm.aau.dk

  projektplan

  Niveau 3-lederen (eller den bemyndigede) udpeger en kontaktperson, som sammen med projektlederen fra Campus Service udarbejder forslag til projektplan i samarbejde med andre relevante funktioner i CAS ( Facility Support, transportafdeling, bygningsgruppen, planlægger, inventar, evt. gartner og rengøring) og eksterne leverandører (flyttefirma, eksterne håndværkere, møbellevarandører o.l.).

  Projektplanen skal som minimum omfatte:

  • Vurdering af omfang
  • Økonomigrundlag for dispositionen
  • Udarbejdelse af tidsplan for flytningen
  • Koordinering af selve flytningen

  Facility Support er behjælpelig mht. koordinering og andre spørgsmål.

• +

  Grupperum

  tilsyn med og klargøring af grupperum

  Generel opstilling af møbler

  • Opstilling til det antal personer, der er plads til + en ekstra stol. 1-2 skrivetavler og 1 opslagstavle + diverse skraldespande.
  • Efter de første 20 dage kan der suppleres efter ønske i samarbejde med Facility Support.

  oprydning i grupperum

  • Det er de studerendes ansvar at holde orden i grupperummet.
  • Ved manglende oprydning i grupperum kontakter Facility Support pågældende studiesekretær, som kontakter gruppen vedr. manglende oprydning.
  • Når studerende afleverer nøgler, bedes de sikre, at der er ryddet op i grupperummet..
  • Effekter, der efterlades i grupperummet efter aflevering af nøgler bliver bortskaffet.
• +

  Håndtering af inventar

  inventar

  • Inventar i grupperum, seminarrum, auditorier, studiemiljøer samt fællesområder er Facility Supports ansvar.
  • Inventar på kontorer er brugers ansvar – også hvad angår reparationer
  • Håndtering af nye møbler m.v. bestilt fra Inventar afdelingen håndteres i henhold til aftale med Inventarafdelingen.

  Bemærk at al træk, skub og løft skal foregå jf. arbejdsmiljøreglerne

  Læs om bestilling af inventar her

   

• +

  Kontortider og ekspeditioner

  kontortid

  Det tilstræbes at der altid vil være én person på kontoret. Der er ingen fast kontortid, men ”åben-dør”-policy eksisterer. Der vil være situationer, hvor kontoret er lukket på grund af travlhed eller møder o.l.

   

  øvrige ekspeditioner

  flagning

  På Hovedcampus flages efter de officielle flagregler. Det er Facility Support Team Øst, der indenfor normal arbejdstid har opgaven med at hejse flaget – AAU vagt tager flaget ned. På hellig-/lukkedage er det en G4S opgave.

  P-tilladelser

  Ad Hoc tilladelser udfærdiges på Facility Supportkontoret.
  Længerevarende parkeringstilladelser fås ved henvendelse til CampusService, Myrdalstræde 268,  campus@adm.aau.dk

  Vagtordning

  Facility Support forestår vagtordning på hele Campus Aalborg i henhold til vagtinstruks.
  Såfremt der uden for normal åbningstid træffes uvedkommende på AAU, kontaktes G4S for at få hjælp til ”bortvisning”.

  Særlige regler gælder for Rendsburggade 6..

• +

  Lamper og lyskilder

  Elpærer, lysstofrør o.lign.

  Indendørs

  • Standardlyskilder udskiftes af Facility Support.
  • Specielle lyskilder, såsom eftermonterede spots, skrivebordslamper o.l. er ikke en opgave for Facility Support. Bestilling (og betaling) af pærer til disse er bruger selv ansvarlig for. Hvis bruger selv har indkøbt en lyskilde, kan Facility Support være behjælpelig med udskiftningen (hvis dette er muligt).
  • Som udgangspunkt skal alle lyskilder udskiftes til LED på AAU. Eventuelle tvivlsspørgsmål kan rettes til AAU El-afdeling vil følgende mail: elafdeling@adm.aau.dk

  • Standard lyskilder er i farve 840

  Udendørs

  • Udendørs lyskilder varetages af AAU El-afdeling.
  • Bestilling af disse lyskilder er AAU El-afdelings ansvar.

   

• +

  Nøgler

  nøgler

  Til kontorer

  • Facility Support opbevarer og udleverer nøgler til kontorer o.l.
  • Bruger underskriver nøgleblanket ved udlevering og er ansvarligf or at nøglen afleveres igen ved fratrædelse

  Til grupperum

  • Ved udlevering af nøgler til grupperum, betales der via MobilePay et depositum på 1000 kr./rum
  • Dette depositum dækker mistede nøgler

  Bestilling af nøgler

  • Teamlederen i Facility Support Team Vest har ansvaret for bestilling af nøgler hos leverandøren.
  • Der foretages bestilling en gang om ugen - mandage senest kl. 11.00.

   

• +

  Pakker

  afsendelse af pakker

  Afdelinger på AAU er selv ansvarlige for afsendelse af pakker og står selv for at udarbejde de relevante dokumenter for forsendelsen. AAU har indgået en rammeaftale om post og forsendelser. Aftalen kan ses på Økonomiafdelingens hjemmeside.

  Se hvordan du sender pakker

  modtagelse af pakker

  Som udgangspunkt skal fragtmanden levere pakker direkte til modtager. Hvis levering direkte til modtager ikke er muligt, kontakter vi modtager for aftale om afhentning hos Facility Support.

  Afleveringattester eller Modtagerflex

  Hvor det skønnes muligt, kan der opsættes en fuldmagt til pågældende bruger/institut for kvittering for modtagelse.

  Fuldmagten er en aftale mellem bruger/institut og pakkeleverandøren om levering af pakker på et nærmere aftalt sted. Her opsættes en stregkode, som pakkeleverandøren scanner og dette gælder som kvittering  for modtagelse.

  Følgende pakkeleverandører tilbyder denne løsning:

  • PostNord
  • GLS
  • DHL
  • TNT
  • Fedex
  • Bring

  Teamleder Kim Vinther-Jensen kan hjælpe med oprettelse af en fuldmagt

• +

  Post

  håndtering af post

  Intern post

  Indsamling og udbringning af post sker mandag, onsdag og fredag

  • Posten afleveres i rummet "intern post"
  • Det er afdelingernes eget ansvar at videreformidle posten til den rette modtager/adressat samt at sikre, at alle medarbejderes kontaktinformation holdes opdateret i PDS
  • I særlige tilfælde kan Facility Support kontaktes for afhentning af post uden for den normale postrundering

  Se plan for postomdeling her

  Hastebreve

  Breve, der skal afsendes samme dag, kan afleveres på nærmeste Facility Supportkontor inden kl. 14. Bemærk: Denne mulighed findes kun på Campus Aalborg Øst.

  Frankering

  • Al frankering af post inkl. breve op til 2 kg foretages af PostNord.
  • Transporten afleverer indsamlet post fra de enkelte afdelinger til Facility Support Team Øst og Vest, hvor PostNord afhenter udgående post og pakker.
  • Breve uden korrekt adresse sendes retur påført label med "Adressat ukendt". Hvis det ikke er muligt at sendre brevet retur, sendes det til ESDH-sekretariatet.

  Erhvervsbreve

  Facility Support kontakter PostNord

  Rekommanderede breve samt breve med afleveringsattest

  • Afsender skal selv benytte PacSoft og udfylde og printe labels vil følgende side: https://www.pacsoftonline.com/ext.po.dk.dk.login

  Alle afdelinger har en "PacSoft-ansvarlig". Teamleder Kim Vinther-Jensen kan hjælpe med en liste over, hvilke medarbejdere, der har adgang til systemet.

  Modtagelse af rekommanderet brev

  • Facility Support kvitterer for modtagelsen og opbevarer brevet indtil det bliver afhentet.
  • Modtageren bliver kontaktet af Facility Support for at aftale personlig afhentning hos Facility Support.
• +

  Print og kopi

  print og kopi

  Læs mere om print og kopi her

   

  Papir

  Facility Support bestiller kopipapir og sørger for levering i kopirummet

  Toner

  Facility Support udskifter toner i kopimaskiner

  Service på kopimaskiner

  • Facility Support bestiller tekniker
  • På kontorer er det brugers eget ansvar at servicere eventuelle printere/kopimaskiner

  Flytning af kopimaskiner

  Flytning af kopimaskiner foretages udelukkende af ITS.

• +

  Rengøring

  spørgsmål om rengøring

  klager over rengøring

  Klager over rengøring skal indrapporteres i Building Support

  opfyldning af dispensere

  Rengøringsudbyder sørger for genopfyldning af dispensere.

  kvalitetskontrol

  Periodisk kvalitetskontrol af rengøringen udføres af Facility Support i samarbejde med Rengøringsudbyder.
  Stikprøvekontrol foretages af Contract Manager

  bestilling af rengøring

  Koordineres af brugeren direkte med AlliancePlus på følgende mailadresse: aauinfo@allianceplus.dk

  Udlån af rengøringsvogn

  Kontakt Facility Support, hvis der er behov for at låne en rengøringsvogn i forbindelse med afholdelse af mindre arrangementer. Der skal kvitteres for udlån.

   

   

• +

  Seminarrum og auditorier

  tilsyn med og klargøring af seminarrum og auditorier

  Facility Support står for koordinering med rengøringsudbyder vedr. rengøring af rummene til studiestart.

   

  Kontrol af stole, strøm, AV-udstyr osv.

  En gang årligt inden studiestart (sommer) samt efter behov

  • Stole og borde eftserses og efterspændes
  • Strøm i bordene kontrolleres
  • Funktionalitet af AV-udstyr kontrolleres

  Placering af møbler m.m.

  Efter behov

  • Borde og stole opstilles jf. plantegning/brandtegning (brandtegninger skal forefindes i rum med plads til mere end 150 personer).

  Hvis bruger ændrer opstillingen er det brugerens ansvar at sætte alt korrekt tilbage på plads igen efter brug.

  Særlig opstilling til eksamen i seminarrum

  Efter behov

  • Kan kun finde sted, hvis det er muligt på grund af elinstallationer i bordene.
  • Såfremt der ønskes en speciel bordopstilling i forbindelse med eksamensafholdelse, aftales dette med Faciliy Support, som sætter bordene op inden første eksamen. Bordene bliver først sat tibage i standardopsætning efter sidste eksamen.
    Anden aftale kan i særtilfælde indgås med Teamleder for Faciliy Support.
• +

  Tilsyn med bygninger

  tilsyn med bygninger

  dagligt tilsyn inde og udenfor

  • Alle fællesområder skal fremstå pæne og ryddelige
  • De stor fællesområder må ikke anvendes til opmagasinering af affald samt henstillen af møbler til opbevaring.

  Specifikt for Campus City

  • Renhold af indgangspartier indendørs/udendørs - efter behov
  • Tømning af askebægere og skraldespande - efter behov
• +

  Vinterberedskab

  snerydning og saltning

  Snerydning og saltning foretages af Campus Service gartnerafdeling.

  Eventuelle spørgsmål rettes til fagkoordinator Søren Bach

• Facility Support teams