AAU logo

Campus Service

Facility Support teams

facility support - servicekatalog

  • +

    Adgangskort

    aaucard

    Læs mere om AAUcard her

    Medarbejderkort

    Ved nyansættelser beder vi det pågældende institut/afdeling om at sende en mail til det relevante Facility Support Team indeholdende følgende oplysninger for at minimere ventetid for den nyansatte:

    • Navn
    • Medarbejdernummer
    • Ønske om nyt medarbejderkort
    • Ønske om midlertidigt dagskort
    • Hvilken nøgle der evt. skal udleveres

    Specialadgang

    • Facility Support kan hjælpe med at tildele specifikke adgange til bygninger og rum
    • Institutter/afdelinger bedes lave en oversigt i samarbejde med relevant teamleder i Facility Support over deres specialadgange, både mht. diverse studieretninger samt de ansatte

    Billeder til adgangskort

    • Facility Support tager billeder til ansattes adgangskort
    • Studerende uploader billeder via UniStart

    Dagskort

    Et dagskort virker som udgangspunkt  i 24 timer.

    • Kortet erhverves igennem det institut/afdeling, som har bestilt arbejdet og bliver udstedt hos det lokale Facility Support team.
    • Kortet er på forhånd tildelt en kode, som oplyses ved overdragelse. Et dagskort har ikke påtrykt billede og kan derfor ikke bruges som ID-kort, men blot som adgangskort.

    Leverandørkort

    Et leverandørkort gives til personer, som er tilknyttet universitet i en længere tidsperiode, f.eks. leverandører, håndværkere, konsulenter eller lignende.  Kortet er personligt og oprettes med billede, eksternt ID-nummer og kortholders fødselsdato.

    • Levarandørkort udfærdiges af CAS når blanket er udfyldt. Blanket rekvireres hos CAS.
    • Billede til adgangskortet tages på FS kontor

    Gæstekort

    Et gæstekort gives til f.eks. til gæsteforskere eller andre, der ikke ar aflønnet af AAU.

    Gæsteforsker/Ph.d. el. lign skal efter oprettelse i ScanPas (via sekretær/HR medarbejder) henvende sig til Facility Support for bestilling af adgangskort med billede.

  • +

    Affaldshåndtering

    affald

    pap

    • De steder, hvor der er papcontainere på gangene, tømmes de af Facility Support
    • Det er ansattes og studerendes eget ansvar at lægge affald (pap eller andet) i de dertil opstillede containere - affald må IKKE sættes på gangene og heller ikke i kopirum.
    • Alle opfordres til at folde papkasser sammen

    Papir

    Skraldespande til papir i kopirum tømmes af rengøringspersonalet

    Dagrenovation i fælleskantiner

    Skraldespande i de store fælleskantiner tømmes hver fredag eftermiddag (efter behov) af Facility Support

    Makulering

    • Brugeren kontakter Facility Support senest torsdag klokken 10, når makuleringscontainere skal tømmes
    • Det er ansattes og studerendes eget ansvar at lægge makuleringsaffald i de dertil opstillede makuleringscontainere.
    • Facility Support aftaler tømning af containere med makuleringsfirmaet
    • Ekstra makuleringscontainere til udlån kan bestilles hos Facility Support

     

  • +

    Av-udstyr

    av-udstyr

     

    projektorer

    Facility Support skifter lamper i projektorer, hvor det er muligt. Ellers kontaktes ITS.

    Funktionalitet

    Facility Support kontrollerer funktionaliteten af AV-udstyr.

  • +

    Depotrum

    tømning af depotum

    Facility Support er behjælpelig med at fremskaffe affaldscontainere, samt eventuelle aftaler for bortskaffelse

    Flytning til og fra depotrum

    • Facility Support kan efter aftale med Teamleder hjælpe i begrænset omfang, afhængig af adgangsforhold, flytningens størrelse samt hjælpemidler til rådighed .
    • Facility Support har IKKE ansvar for oprydning i depotrum og er ikke ansvarlig for, om der er plads i pågældende depotrum.
    • Hvis Facility Support hjælper med at flytte ting i depotrum, SKAL rekvirenten acceptere, hvis Facility Support  påpeger, at der ikke er plads nok i rummet.
  • +

    Fejl og mangler

    indrapportering af fejl og mangler

    Fejl og mangler vedrørende bygninger, lokaler og rengøring indtastes i Building Support systemet, som er tilgængeligt for alle.

    Link til indtastning i Building SupportSom udgangspunkt indtaster brugerne fejl og mangler i Building Support via link eller APP. I særlige tilfælde kan Facility Support hjælpe med at indtaste i BS.

     

  • +

    Flytteopgaver

    generelt om flytninger

    Ved alle flytteopgaver forventes det, at alt er nedpakket og frakoblet.
    Der er IKKE en opgave for Facility Support at afmontere eller genopsætte IT-/ og andet udstyr.

    Vær opmærksom på, at gældende regler for løft, træk og skub skal overholdes - også i forbindelse med flytninger og opstilling af inventar.

    Alle flytteopgaver skal varsles minimum 5 arbejdsdage i forvejen.

    Flyttekasser

    Facility Support udlåner flyttekasser ved interne flytninger (max. 5 stk. pr. kontorarbejdsplads)

     

    flytteopgaver

    Mellem bygninger

    Afhængig af adgangsforhold/vejrforhold:

    • 1 skrivebord
    • Max. 5 flyttekasser á 15 kg
    • Reoler kan flyttes med de hjælpemidler, Facility Support har til rådighed.
    • Ingen flytning af større emner mellem etager, hvis der ikke er elevator til rådighed, eller hvis størrelsen af emnet umuliggør anvendelsen af elevator.
    • Brugeren har selv ansvar for at pakke i flyttekasser samt at vægtgrænsen for flyttekasser oveholdes

    Internt i bygninger

    • Max. 3 kontorarbejdspladser efter aftale med teamleder for Facility Support
    • Ingen flytning af større emner mellem etager, hvis der ikke er elevator til rådighed, eller hvis størrelsen af emnet umuliggør anvendelsen af elevator.
    • Brugeren har selv ansvar for at pakke i flyttekasser samt at vægtgrænsen for flyttekasser oveholdes

    Flytning til og fra depotrum

    • Facility Support kan efter aftale med teamleder hjælpe i begrænset omfang, afhængig af adgangsforhold, flytningens størrelse samt hjælpemidler til rådighed .
    • Facility Support har IKKE ansvar for oprydning i depotrum og er ikke ansvarlig for, om der er plads i pågældende depotrum.
    • Hvis Facility Support hjælper med at flytte ting i depotrum, SKAL rekvirenten acceptere, hvis Facility Support  påpeger, at der ikke er plads nok i rummet.

    øvrige flytninger

    Ved flytteopgaver udover ovenstående, er det en brugerbetalt opgave, og det er pågældende rekvirents ansvar at kontakte flyttefirma jf. AAU's indkøbsaftaler.

    Rekvirenten har selv ansvar for, at de pågældende lokaler er ryddet og klar til rengøring efter flytningen.

    Større om- og nybygninger samt renoveringer

    Ved større om- og nybygninger samt ved renoveringer er det afdeling for Byggeri & Drifts opgave at udpege en ansvarlig for kontakten med flyttefirmaet.

    projektplan

    Niveau 3-lederen (eller den bemyndigede) udpeger en kontaktperson, som sammen med projektlederen fra Campus Service udarbejder forslag til projektplan i samarbejde med andre relevante funktioner i CAS ( Facility Support, transportafdeling, bygningsgruppen, planlægger, inventar, evt. gartner og rengøring) og eksterne leverandører (flyttefirma, eksterne håndværkere, møbellevarandører o.l.).

    Projektplanen skal som minimum omfatte:

    • Vurdering af omfang
    • Økonomigrundlag for dispositionen
    • Udarbejdelse af tidsplan for flytningen
    • Koordinering af selve flytningen

    Facility Support er behjælpelig mht. koordinering og andre spørgsmål.

  • +

    Grupperum

    tilsyn med og klargøring af grupperum

    Generel opstilling af møbler

    • Opstilling til det antal personer, der er plads til + en ekstra stol. 1-2 skrivetavler og 1 opslagstavle + diverse skraldespande.
    • Efter de første 20 dage kan der suppleres efter ønske i samarbejde med Facility Support.

    oprydning i grupperum

    • Det er de studerendes ansvar at holde orden i grupperummet.
    • Ved manglende oprydning i grupperum kontakter Facility Support pågældende studiesekretær, som kontakter gruppen vedr. manglende oprydning.
    • Når studerende afleverer nøgler, bedes de sikre, at der er ryddet op i grupperummet..
    • Effekter, der efterlades i grupperummet efter aflevering af nøgler bliver bortskaffet.
  • +

    Håndtering af inventar

    inventar

    • Inventar i grupperum, seminarrum, auditorier, studiemiljøer samt fællesområder er Facility Supports ansvar.
    • Innventar på kontorer er brugers ansvar – også hvad angår reparationer
    • Håndtering af nye møbler m.v. bestilt fra Inventar afdelingen håndteres i henhold til aftale med Inventarafdelingen.

    Bemærk at al træk, skub og løft skal foregå jf. arbejdsmiljøreglerne

    Læs om bestilling af inventar her

     

  • +

    Kontortider og ekspeditioner

    kontortid

    Det tilstræbes at der altid vil være én person på kontoret. Der er ingen fast kontortid, men ”åben-dør”-policy eksisterer. Der vil være situationer, hvor kontoret er lukket på grund af travlhed eller møder o.l.

     

    øvrige ekspeditioner

    flagning

    På Hovedcampus flages efter de officielle flagregler. Det er Facility Support Team Øst, der indenfor normal arbejdstid har opgaven med at hejse flaget – AAU vagt tager flaget ned. På hellig-/lukkedage er det en G4S opgave.

    P-tilladelser

    Ad Hoc tilladelser udfærdiges på Facility Supportkontoret.
    Længerevarende parkeringstilladelser fås ved henvendelse til CampusService, Myrdalstræde 268,  campus@adm.aau.dk

    Vagtordning

    Facility Support forestår vagtordning på hele Campus Aalborg i henhold til vagtinstruks.
    Såfremt der uden for normal åbningstid træffes uvedkommende på AAU, kontaktes G4S for at få hjælp til ”bortvisning”.

    Særlige regler gælder for Rendsburggade 6..

  • +

    Lamper og lyskilder

    Elpærer, lysstofrør o.lign.

    Indendørs

    • Standardlyskilder udskiftes af Facility Support
    • Specielle lyskilder, såsom eftermonterede spots, skrivebordslamper o. lign er ikke en opgave for Facility Support. Bestilling (og betaling) af pærer til disse er bruger selv ansvarlig for

    Udendørs

    • Udendørs lyskilder varetages af AAU El-afdeling
    • Bestilling af disse lyskilder er AAU El-afdelings ansvar

     

  • +

    Nøgler

    nøgler

    Til kontorer

    • Facility Support opbevarer og udleverer nøgler til kontorer o.l.
    • Bruger underskriver nøgleblanket ved udlevering og er ansvarligf or at nøglen afleveres igen ved fratrædelse

    Til grupperum

    • Ved udlevering af nøgler til grupperum, betales der via MobilePay et depositum på 1000 kr./rum
    • Dette depositum dækker mistede nøgler

    Bestilling af nøgler

    • Teamlederen i Facility Support Team Vest har ansvaret for bestilling af nøgler hos leverandøren.
    • Der foretages bestilling en gang om ugen - mandage senest kl. 11.00.

     

  • +

    Pakker

    levering af pakker

    Som udgangspunkt skal fragtmanden levere pakker direkte til modtager. Hvis levering direkte til modtager ikke er muligt, kontakter vi modtager for afftale om afhentning hos Facility Support.

    Afleveringattester eller Modtagerflex

    Hvor det skønnes muligt, kan der opsættes en fuldmagt til pågældende bruger/institut for kvittering for modtagelse.

    Fuldmagten er en aftale mellem bruger/institut og pakkeleverandøren om levering af pakker på et nærmere aftalt sted. Her opsættes en stregkode, som pakkeleverandøren scanner og dette gælder som kvittering  for modtagelse.

    Følgende pakkeleverandører tilbyder denne løsning:

    • PostNord
    • GLS
    • DHL
    • TNT
    • Fedex
    • Bring

    Teamleder Kim Vinther-Jensen kan hjælpe med oprettelse af en fuldmagt

  • +

    Post

    håndtering af post

    Intern post

    Fordeles jf. postomdelingsskemaet - se skemaet her

    Indsamling og udbringning af post

    • Posten afleveres i rummet "intern post"
    • Det er afdelingernes eget ansvar at videreformidle posten til den rette modtager/adressat samt at sikre, at alle medarbejderes kontaktinformation holdes opdateret i PDS
    • I særlige tilfælde kan Facility Support kontaktes for afhentning af post uden for den normale postrundering

    Hastebreve

    Breve, der skal afsendes samme dag, kan afleveres på nærmeste Facility Supportkontor inden kl. 14. Bemærk: Denne mulighed findes kun på Campus Aalborg Øst.

    Frankering

    • Al frankering af post inkl. breve op til 2 kg foretages af PostNord.
    • Transporten afleverer indsamlet post fra de enkelte afdelinger til Facility Support Team Øst og Vest, hvor PostNord afhenter udgående post og pakker.
    • Breve uden korrekt adresse sendes retur påført label med "Adressat ukendt". Hvis det ikke er muligt at sendre brevet retur, sendes det til ESDH-sekretariatet.

    Erhvervsbreve

    Facility Support kontakter PostNord

    Rekommanderede breve samt breve med afleveringsattest

    Alle afdelinger har en "PacSoft-ansvarlig". Teamleder Kim Vinther-Jensen kan hjælpe med en liste over, hvilke medarbejdere, der har adgang til systemet.

    Modtagelse af rekommanderet brev

    • Facility Support kvitterer for modtagelsen og opbevarer brevet indtil det bliver afhentet.
    • Modtageren bliver kontaktet af Facility Support for at aftale personlig afhentning hos Facility Support.
  • +

    Print og kopi

    print og kopi

    Læs mere om print og kopi her

     

    Papir

    Facility Support bestiller kopipapir og sørger for levering i kopirummet

    Toner

    Facility Support udskifter toner i kopimaskiner

    Service på kopimaskiner

    • Facility Support bestiller tekniker
    • På kontorer er det brugers eget ansvar at servicere eventuelle printere/kopimaskiner

    Flytning af kopimaskiner

    Flytning af kopimaskiner foretages udelukkende af ITS.

  • +

    Rengøring

    spørgsmål om rengøring

    klager over rengøring

    Klager over rengøring skal indrapporteres i Building Support

    opfyldning af dispensere

    Rengøringsudbyder sørger for genopfyldning af dispensere.

    kvalitetskontrol

    Periodisk kvalitetskontrol af rengøringen udføres af Facility Support i samarbejde med Rengøringsudbyder.
    Stikprøvekontrol foretages af Contract Manager

    bestilling af rengøring

    Koordineres af brugeren direkte med AlliancePlus på følgende mailadresse: aauinfo@allianceplus.dk

    Udlån af rengøringsvogn

    Kontakt Facility Support, hvis der er behov for at låne en rengøringsvogn i forbindelse med afholdelse af mindre arrangementer. Der skal kvitteres for udlån.

     

     

  • +

    Seminarrum og auditorier

    tilsyn med og klargøring af seminarrum og auditorier

    Facility Support står for koordinering med rengøringsudbyder vedr. rengøring af rummene til studiestart.

     

    Kontrol af stole, strøm, AV-udstyr osv.

    En gang årligt inden studiestart (sommer) samt efter behov

    • Stole og borde eftserses og efterspændes
    • Strøm i bordene kontrolleres
    • Funktionalitet af AV-udstyr kontrolleres

    Placering af møbler m.m.

    Efter behov

    • Borde og stole opstilles jf. plantegning/brandtegning (brandtegninger skal forefindes i rum med plads til mere end 150 personer).

    Hvis bruger ændrer opstillingen er det brugerens ansvar at sætte alt korrekt tilbage på plads igen efter brug.

    Særlig opstilling til eksamen i seminarrum

    Efter behov

    • Kan kun finde sted, hvis det er muligt på grund af elinstallationer i bordene.
    • Såfremt der ønskes en speciel bordopstilling i forbindelse med eksamensafholdelse, aftales dette med Faciliy Support, som sætter bordene op inden første eksamen. Bordene bliver først sat tibage i standardopsætning efter sidste eksamen.
      Anden aftale kan i særtilfælde indgås med Teamleder for Faciliy Support.
  • +

    Tilsyn med bygninger

    tilsyn med bygninger

    dagligt tilsyn inde og udenfor

    • Alle fællesområder skal fremstå pæne og ryddelige
    • De stor fællesområder må ikke anvendes til opmagasinering af affald samt henstillen af møbler til opbevaring.

    Specifikt for Campus City

    • Renhold af indgangspartier indendørs/udendørs - efter behov
    • Tømning af askebægere og skraldespande - efter behov
  • +

    Vinterberedskab

    snerydning og saltning

    Snerydning og saltning foretages af Campus Service gartnerafdeling.

    Eventuelle spørgsmål rettes til fagkoordinator Søren Bach

Facility support teams

Facility support teams

Facility Support Teams

Har du brug for hjælp? Gå til et af vores Facility Support Teams.

Facility Supporterne fører tilsyn med bygningerne, fordeler post, udleverer nøgler og adgangskort, tager sig af glemte sager, håndterer affald med meget mere. Se servicekataloget her på siden.

Facility Supporterne på AAU Aalborg er organiseret i tre supportteams, der dækker hele campusområdet:

Campus CPH og Campus Esbjerg har deres egne serviceorganisationer. Se hjemmesider her:

Supportkontorerne er som udgangspunkt altid bemandet inden for normal arbejdstid, men i særlige tilfælde kan der forekomme situationer, hvor kontoret er ubemandet. Hvis det sker, kan man altid kontakte en faclilty supporter pr. telefon eller mail.

Glemte sager skal altid indleveres hos nærmeste Facility Support Team.