Hvem er kontaktperson i arrangørgruppen?
Det er vigtigt for Campus Service CPH at vide, hvem der er primær kontaktperson for arrangementet, så vi ved, hvem vi skal henvende os til.

Bruger I et konferencebureau til planlægningen?
Har I valgt at benytte jer af at eksternt konferencebureau til planlægning af jeres konference, er det vigtigt, at der afholdes et koordineringsmøde med Campus Service CPH tidligt, så forventninger og grænseflader kan afstemmes.

Kan der være aktiviteter, der forstyrrer campus’ dagligdag – og hvilken slags?
Det er vigtigt at drøfte med Campus Service CPH, hvis aktiviteterne under konferencen kan forstyrre fx de studerende eller ansattes dagligdag. Eksempelvis ved meget larmende aktiviteter.

Hvor mange deltagere?
Vær opmærksom på, hvor mange deltagere arrangementet har, da det kan betyde noget for, hvilke lokaler og arealer der kan benyttes. 

Hvem deltager?
Er deltagerene på arrangementet interne eller eksterne? Overvej også, om der er højtprofilerede/kontroversielle deltagere, der gør det nødvendigt at koordinere med PET/andre myndigheder?

Der er flere forskellige lokaler til rådighed på AAU København. Overvej følgende, inden du begynder at booke lokaler:

• Hvor store bør lokalerne være?
• Skal der være parallelle større sessioner og hvor mange, eller skal der kun være keynotes ét sted og derudover mindre workshops?
• Skal der bruges fællesområder – og til hvad?
• Skal der bruges udendørsarealer – og til hvad?
• Skal der være et registreringsområde?

Hvad skal deltagerne have?
Overvej, om der skal serveres mad og/eller drikke ifm. arrangementet, og hvad budgettet er.

Husk også at overveje, hvordan forplejningen skal serveres, og om der skal være plads til fx buffet eller lignende.

Bestilling af forplejning:
I skal selve stå for bestilling af forplejning gennem Jespers Torvekøkken:

Kantinen V/ Jespers Torvekøkken
A.C Meyers Vænge 15
2450 København SV
Mail: jtk3023@torvekoekken.dk
Køkkenchef: Jorg Kittelmann
Telefon: 20957864
CVR: 24997189

Forplejning kan bestilles via webshoppen her.

Skal der være ekstra hjælp på dagen?
Overvej, om der skal hyres ekstra hjælp, fx studentermedhjælpere, på dagen? I nogle tilfælde kan der hyres studentermedhjælpere gennem Campus Service CPH.

Overvej også, om der er behov for support fra CAS uden for normal arbejdstid. Se prisliste nederst.

Er der behov for flyttemænd?
Hvis der er behov for flyttemænd til fx til opstilling i kantinen eller tømning af rotunden, aftales det med Campus Service CPH. Det er dog vigtigt, at det afklares i meget god tid. Se prisliste nederst.

Er der behov for ekstra rengøring?
Hvis der er behov for ekstra rengøring på dagen, aftales det med Campus Service CPH. Det er dog vigtigt, at det afklares i meget god tid. Se prisliste nederst.

Er der behov for IT-service eller udstyr?
Overvej, hvad I skal bruge af IT support – og hvilken art? Fx streaming, paneldebat, flerpunkts-transmission etc.

Skriv til IT-support - www.serviceportal.aau.dk - for at lave en aftale og få oplyst pris. Vær opmærksom på evt. ekstra omkostninger ved support uden for normal arbejdstid. 

Prisliste
Se oversigt over priser forbundet med serviceydelser til dit arrangement her.

AAU har tilsluttet sig Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKIs) hotelaftale om bestilling af hotelovernatninger. Det drejer sig om 222 hoteller fordelt på det meste af landet.

Læs mere om, hvordan du booker hotel her.

Auditorierne og kantinerområder administreres fra centralt hold i Fælles Service CPH.

For at booke auditorier eller kantineområder skal du udfylde en ansøgningsblanket online:

Åbn ansøgningsblanket

Pris
Vær opmærksom på, at der betales en leje på 12 kr. pr. person pr. slot for auditorier i hverdage mellem k.  8 - 16 (aften og weekend opkræves der ikke leje). Lejen faktureres fakultets- og områdevis.

Eksempel: Leje af Konferencesalen til 100 pers fra kl. 8.15 til 10.00 (1 slot) koster 1200 kr. 

Vil du booke seminarrum, skal du logge på Webbook og lave en forespørgsel:

Klik her for at komme til Webbook 

• Brug det foreskrevne brugernavn (guest) og password (guest), og klik på ”Login”
• Klik på “Dagsoversigt” eller “Ugeoversigt” for at få overblik over lokalernes størrelse, administrator, lokation, og om de er ledige
• Når du har fundet et ledigt lokale, som du vil booke, skal du klikke på ”opret e-mailforespørgsel” og udfylde formularen
• Lokalet er først booket, når du har fået en bekræftelse

Pris
Booker du lokaler hos fakulteterne, skal du forhøre dig om pris hos dem. 

Brug af udendørsarealer og fællesområder aftales med Campus Service CPH.